Blogi ravintoloille ja kahviloille

Sähköpostin mestariluokka

Lyhyet ohjeet sähköpostihallinnan mestariluokkaan.

rsz_1john-schnobrich-520019-unsplash

Me ollaan joka kuukausi yhteydessä noin 500 ravintola-alan ammattilaiseen, sekä puhelimella että sähköpostitse. Tämän jatkuvan yhteydenpidon ansiosta meille on käynyt varsin selväksi, että monet palvelualan esimiehet ja yrittäjät kokevat sähköpostin aikaavieväksi myllynkiveksi, jota täytyy raahata perässään pakosta, ja joka hidastaa kaikkea muuta tekemistä.

 

Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Kun laittaa kerran oman sähköpostiprosessinsa kuntoon, on maili sen jälkeen tehokas viestintäkeino, joka itse asiassa tehostaa työtä ravintolassa tai kaupassa.

 

Tässä lyhyet ohjeet siihen, kuinka saat sähköpostin tehokkaaksi viestintä- ja myyntityökaluksi ilman, että se vie kaikkea aikaasi ja hermojasi.

 

Ensimmäinen vaihe: työkalut kuntoon


Sähköpostiohjelma

Valitse toimiva sähköpostiohjelma. Lähtökohtaisesti sen pitää täyttää seuraavat vaatimukset:

    • Pilvessä. Haluat päästä sähköstiin käsiksi haluamastasi sijainnista, etkä halua menettää postejasi, jos kone katoaa tai hajoaa. Varmista, että sähköpostisi asuu pilvessä.
    • Rajaton tila. Tallennustila on nykyään liki ilmaista, ja sähköpostiviestit eivät vie juuri lainkaan tilaa. Sinun aikasi on liian arvokasta sähköpostin poistamiseen, joten varmista, että sähköpostikansiossasi on rajattomasti tilaa.

 

Vaihtoehtoja: Gmail.

Käytännössä tämä on vuonna 2019 paras vaihtoehto. Voit käyttää joko ilmaista versiota tai maksaa 4-8€ / kk / käyttäjä, jolloin saat lisäominaisuuksia. Gmail tarjoaa rajattomasti tilaa, ylivertaiset hakuominaisuudet, automaattisen tägäyksen, offline-käytön, vakiovastauspohjat, mahdollisuuden perua jo lähetetyn viestin lähetys ja valtavan määrän muita ominaisuuksia. Sähköpostiosoitteellasi ei ole sinänsä merkitystä, voit käyttää mitä tahansa sähköpostia Gmailista. Se toimii kaikilla laitteilla ja alustoilla. Saat siinä sivussa käyttöösi myös office-työkalut selaimella, kalenterin, muistilistan, ja paljon, paljon muuta. Ilmaiseksi.

 

Lisäosat ja asetukset

Valitse tarvittavat lisäosat ja asetukset. Nyt, kun sinulla on Gmail, kannattaa asentaa samoin tein asetukset ja lisäosat kuntoon, niin käyttö on heti sujuvaa.

    • Allekirjoitus: käytä sähköpostin allekirjoitusta joka viestissä, automaattisesti. Näin toisen osapuolen ei tarvitse etsiä yhteystietojasi pitkin nettiä silloin kun hän niitä kipeimmin tarvitsee, vaan löytää ne sieltä, mistä niiden pitäisikin löytyä: jokaisen viestisi lopusta. Tee eri tileillesi eri allekirjoitukset: kaikki eivät esimerkiksi tarvitse puhelinnumeroasi.
    • Sähköpostien ajastus ja muistutukset: Boomerang. Tämä on ilmainen ja hyödyllinen lisäpalikka Gmailiin. Sen avulla voit pyytää automaattista muistutusta, mikäli lähettämääsi viestiin ei vastata. Lisäksi voit ajastaa viestin lähetyksen myöhemmäksi, mikäli tapanasi on rustata viestejä keskellä yötä.
    • Vakiovastaukset: iso osa sähköposteista käsittelee samoja asioita kerta toisensa jälkeen. Sen sijaan, että kirjoittaisi niihin aina saman vastauksen uudestaan, kannattaa käyttää vastauspohjia. Gmailissa on sisäänrakennettuna Canned Responses -ominaisuus, mutta se pitää kytkeä ensin päälle. Käyttöliittymä ei ole paras mahdollinen, joten haluat ehkä sen sijasta kokeilla Gmeliusta, joka tarjotaa lisäksi paljon muitakin lisäominaisuuksia.
    • Apuohjelmat: jos haluat, voit kokeilla Gmailin päällä toimivia ohjelmistoja, kuten Sane Box. Tämä ei sinänsä ole kuitenkaan mitenkään välttämätöntä, Gmail itsessään on erittäin hyvä käyttöliittymä.

 

Toinen vaihe: vähennä postin määrää

  1. Aja läpi unroll.me säännöllisesti, vaikkapa neljä kertaa vuodessa (se ei virallisesti toimi EU:n alueella, eli klikkaa "No", kun se kysyy, oletko EU:n alueella). Unroll.me käy läpi postilaatikkosi, etsii sieltä markkinointiviestit ja muut postituslistamailit, jotka eivät todennäköisesti ole erityisen tärkeitä. Sen jälkeen voit käydä listan läpi ja merkata jokaisen kohdan joko turhaksi, höydylliseksi tai tärkeäksi. Turhat viestit ohjelma peruu, eli et saa niitä enää. Hyödylliset viestit se kasaa päivittäiseksi koosteeksi, jonka voit vilkaista läpi ja halutessasi lukea koko viestin. Tärkeät viestit tulevat sähköpostiisi kuten ennenkin.
  2. Gmailissa on erinomaisen hyvin toimiva roskapostifiltteri, mutta jos postilaatikkoosi siitä huolimatta eksyy roskapostia, merkkaa se roskapostiksi. Näin sitä tulee jatkossa vähemmän, kun järjestelmä oppii. Älä merkkaa uutiskirjeitä tai muuta asiallista postia roskapostiksi, vaan lopeta niiden tilaus (esim. unroll.me:llä)
  3. Älä käytä sähköpostia sisäiseen kommunikaatioon. Maili on ensiluokkainen kommunikaatiokanava asiakkaiden ja yrityksen välillä, mutta sisäiseen kommunikaatioon se on tehoton aikasyöppö. Käytä Slackiä, kuten kaikki muutkin yritykset.

 

Kolmas vaihe: seuraa sähköpostin kymmentä käskyä

  1. Vastaa sähköposteihin ennalta sovittuna aikana, esimerkiksi joka aamu tai kaksi kertaa päivässä. Näiden ennalta määriteltyjen aikojen ulkopuolella et edes ajattele sähköposteja.
  2. Hoida sähköpostit tietokoneella, ei koskaan kännykällä. Viestin kirjoittaminen pienelle ruudulle on paitsi tehotonta ja ajanhukkaa, myös potentiaalisesti vaarallista, jos sitä tekee ajaessa tai muutoin liikkeessä. Istuessasi bussissa voit lukea kirjaa tai katsoa maisemia.
  3. Kun vastaat sähköposteihin, et tee muuta. Ihmiset ovat kammottavia multitaskaamisessa, vaikka me kaikki haluamme ajatella toisin.
  4. Hoida kaikki viestit heti. Vastaa kaikkiin viesteihin yhdeltä istumalta, ja jos et pysty hoitamaan jotain viestiä heti, ajasta se myöhemmäksi. Älä jätä mitään muistin varaan, vaan käytä muistutuksia (katso kohta Työkalut). Etene järjestyksessä viesti kerrallaan, älä lue ensin kaikkia ja lähde sen jälkeen vastailemaan, koska tällöin teet tuplatyön.
  5. Kirjoita lyhyesti. Mitä lyhyempi viesti, sitä todennäköisemmin siihen vastataan.
  6. Poista notifikaatiot sekä kännykästä että tietokoneesta. Et tarvitse niitä, koska et vastaa sähköposteihin reaaliajassa, vaan ennalta sovittuina ajanjaksoina.
  7. Jos tarvitset vastauksia useampaan kysymykseen, harkitse puhelimeen tarttumista. Se on usein nopeampi, tehokkaampi ja mukavampi tapa hoitaa asiat.
  8. Älä lajittele. Älä käytä arvokasta aikaasi viestien lajitteluun erilaisiin kansioihin. Kun viesti on luettu, se on hoidettu, eikä siihen tarvitse enää palata. Jos tarvitsee, olet laittanut siihen muistutuksen. Jos sinun tarvitsee löytää johonkin tiettyyn aihekokonaisuuteen kuuluvat viestit myöhemmin, käytä labeleita tai tägejä.
  9. Puhu kuin ihmiselle: sähköposteihisi vastataan huomattavasti paremmin, jos ne eivät kuulosta myyntimaileilta. Kirjoita joka viesti sellaisella kielellä, jota käyttäisit ystäväsi tai vaikkapa äitisi kanssa.
  10. Sähköpostissa pitää olla nolla lukematonta viestiä jokaisen päivän päätteeksi. Nolla. Joka päivä.

Näitä ohjeita seuraamalla meidän tiimi selviää vaivatta sadoista viesteistä joka kuukausi. Voin lämpimästi suositella käyttämään puoli päivää sähköpostirumban kehittämiseen, jotta voit seuraavan vuoden aikana säästää aikaa paljon, paljon enemmän!