HYVÄN REKRYN ABC
Ravintola-alalla vaihtuvuus on kovaa, eikä muutosta tähän ole näkymässä. Normaalissa ravintolassa koko henkilökunta kierähtää ympäri vuodessa, parissa.
Lähtökohtaisesti olisi tärkeää keskittyä pitämään olemassa olevasta henkilökunnasta niin hyvää huolta, ettei jatkuvaa rekryrumbaa tarvittaisi. Onnistuneeseen henkilöstöpolitiikkaan kuuluu kuitenkin erottamattomana osana hyvä rekry, jota on tehtävä paikoin useasti vuodessa.
Käymme toisessa tekstissä läpi sitä, kuinka pitää henkilökunnasta kiinni, mutta tässä tekstistä löydät vinkkejä onnistuneeseen rekryyn.
Hyvään rekryyn kuuluu melkoinen määrä työtä. Parhaat tekijät löytää vain, jos jaksaa kahlata melkoisen määrän täysin kelvotonta tai enintään kohtuullisen tasoista hakemusta läpi. Jotta taakka ei kuitenkaan muodostuisi ylitsevuotavaksi, kannattaa työpaikkailmoitus kirjoittaa huolella. On tärkeää määritellä ainakin seuraavat asiat:
Älä vaadi liian vähän hakemuksessa: jos haluat jonkun, jolla on viiden vuoden kokemus ravintola-alan esimiestyöstä, älä kerro hakevasi “hyvää tyyppiä”. Kerro hakevasi kokenutta ravintola-alan esimiestä, joka on lisäksi hyvä tyyppi.
Ilmoituksen tasolla ei ole mitään merkitystä, jos kukaan ei näe sitä. Tämän takia ilmoitusta kannattaa jakaa kaikkiin relevantteihin kanaviin. Näitä ovat ainakin:
Hakemuksia tulee paljon, mutta jokaisen eteen on nähty paljon vaivaa. Vähintä, mitä sinun on tehtävä, on vastata jokaiselle hakijalle. Jos laiskottaa, voit laittaa automaattivastaajan päälle. Itse suosin Gmailin Labs-ominaisuutta, Canned Responses’sia. Rekryn alkaessa tallennan tekstin, jossa kiitetään hakemuksesta ja kerrotaan, millä aikataululla aion palata asiaan. Näin jokainen hakemus saa vastauksesta. Samalla voit merkata Gmailin labeleilla viestin liittyväksi käynnissäolevaan rekryyn.
Jos haluat täysautomaatiota, voit nikkaroida automaattisen vastaajan vaikkapa Zapierilla yhdistämällä esimerkiksi Typeformin hakemuslomakkeen, Zapierin delay-ominaisuuden ja Gmailin.
Hakemuksia saattaa tulla satoja. Sellaiseen määrään saattaa hukkua parhaimmatkin hakemukset. Kannattaa siis taulukoida jokainen kelvollinen hakemus (kelvottomiin kannattaa vastata samoin tein ystävällisesti ei – canned responssia käyttäen, tietysti).
Hyvässä taulukossa on ainakin seuraavat perustiedot:
Voit pisteyttää eri kohdat omien painotustesi mukaisesti.
Sen sijaan, että poimit tietoja manuaalisesti sähköposteista exceliin, voit tehdä myös online-hakulomakkeen esimerkiksi Typerformilla tai Google Formsilla, jolloin kaikki data tulee yhteneväisessä muodossa jokaiselta hakijalta yhteen tietokantaan!
Hieman haettavasta pestistä riippuen ison osan hakijoista voi tiputtaa suorilta. Tämä on tilanne varsinkin esimiespuolella – et halua palkata sinulle tuntematonta ihmistä esimieheksi, jos tällä ei ole päivääkään esimieskokemusta. Palkkahierarkian alapäätä palkatessa tilanne on mutkikkaampi – paras tarjoilija saattaa olla sellainen, joka ei ole koskaan käynytkään ravintolassa. Itse otan ainakin huomattavasti mieluummin palvelua henkilöltä, joka on mukava, kuin henkilöltä, joka on ammattitaitoinen mulkku.
Tästä syystä kannattaa aina haastatella, jos et ole varma. Jos olet varma, tiputa pois.
Rivitarjoilijaa haastatellessa kysymyksillä ei ole niinkään merkitystä: haluat saada kuvan siitä, miten hakija pärjää ihmisten kanssa. Se selviää juttelemalla mukavia muutaman minuutin. Rivikokin kohdalla puhelu parille entiselle esimiehelle on usein parempaa ajankäyttöä kuin hakijan haastattelu. Kannattaa melkein aina soittaa kahdelle eri ihmiselle, koska näkemykset usein eroavat hyvinkin radikaalisti toisistaan.
Esimiehiä palkatessa kysymyksillä onkin jo enemmän merkitystä. Mieti, mitä haluat hakijalta ja muotoile kysymykset sen mukaisiksi. Kun ollaan avaamassa uutta ravintolaa, haluat tietysti kykyä innovoida, vahvaa konseptinäkemystä ja kykyä vahvaan johtajuuteen. Kysy siis, mitä hakija muuttaisi nykyisessä työpaikassaan, jos saisi kaikki vapaudet (olettaen, että hänellä ei ole kaikkia vapauksia). Tai kysy, mitä hän tekee, kun yksi tarjoilijoista hovimestareista osoittautuu mulkuksi, joka ahdistelee tarjoilijoita. Tai miten hän parantaa keittiön ja salin välistä kommunikaatiota.
Mieti kysymyksiä ennakkoon. Käytä tähän paljon aikaa. Tee muistiinpanoja haastatteluista. Saatat oppia uutta myös itse!
Kun olet päättänyt, kenet palkkaa, tee paperityö heti ja kunnolla. Pyydä kaikkia täyttämään henkilötietolomake (voit katsoa tästä minun käyttämäni esimerkkilomakkeen), jotta sinulla on kaikista tarvittavat tiedot aina saatavilla. Tee työsopimukset ja digitoi ne. Toimita palkanlaskentaan kaikki tiedot.
Kun työsuhde aikanaan päättyy, toimita työtodistus heti. Mikäli joudut irtisanomaan, tee se kirjallisesti, pyydä paikalle todistaja ja ota kaikilta osapuolilta allekirjoitus. Kerro työntekijälle rehellisesti ja selvästi, miksi hänen työsuhteensa päättyy. Papereissa voit käyttää “tuotannollisista ja taloudellisista syistä” -jargonia, mutta työntekijä on ansainnut parempaa.
Haluat tehdä rekryn niin harvoin kuin mahdollista, mutta kun se on tehtävä, hyödynnä sen tuoma julkisuus. Ihmiset rakastavat jakaa työpaikkailmoituksia Facebookissa, joten ne kannattaa julkaista siellä.
Hyvää rekryä!
